
Birimler
- Kurumsal Yönetim ve İnsan Kaynakları Birimi
Yönetsel ve idari anlamdaki temel sorumluluk ve işlemler, Kurumsal Yönetim ve İnsan Kaynakları Birimince yürütülmektedir. KYİK aynı zamanda insan kaynakları politikasının belirlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birimdir.
Kurumsal Yönetim ve İnsan Kaynakları Birimi’nin Görev ve Sorumlulukları
- Ajansın her tür ödeme evrakını hazırlamak, kontrol etmek, arşivlemek, ödemeleri gerçekleştirmek, bütçe çalışmalarına katılmak,
- Ajansın araç gereç ihtiyaçlarını tespit etmek ve teminini sağlamak,
- Ajansın satın alma iş ve işlemlerine ilişkin süreçleri yönetmek,
- Ajansın resmi ve özel kurumlara giden ve gelen yazışmalarının tasnifini ve havalesini yapmak, arşivini oluşturmak,
- Ajansın insan kaynakları politikasını belirlemek, uygulamak, izlemek ve geliştirilmesini sağlamak,
- Ajansın personel alımı ile ilgili işleri yürütmek,
- Web sayfasının editöryal içeriğini hazırlamak
- Ajansın bilgi işlem ihtiyaçlarının tespit etmek ve tedarik etmek,
- Ajansın web sayfasını oluşturmak ve güncelliğini sağlamak,
- Ajansın tüm bilgisayar, yazıcı ve diğer donanım birimlerinin sorunsuz çalışmasını sağlamak, güncelliğini sağlamak ve bakımlarını yapmak,
- Hizmet içi eğitim programlarını belirlemek ve uygulamak,
- Genel Sekreterin randevu ve ziyaret programını düzenlemek, gerekli iş takibini yapmak,
- Genel Sekreterin gezi ve toplantı organizasyonlarını düzenlemek,
- Ayrıntılı aylık harcama planını hazırlamak,
- Hizmet alımı yolu ile istihdam edilen personelin idare ve koordinasyonunu gerçekleştirmek,
- Ajans çalışma binasının bakımını, tamirini ve ihtiyaçlarını belirleyip yürütmek,
- Uygulanacak destek programlarının genel mali yönetimini yürütmek,
- Genel Sekreter ve Birim Başkanı tarafından verilecek diğer görevleri gerçekleştirmek.
- Program Yönetimi Birimi (PYB)
Program Yönetim Birimi, Stratejik Planlama ve Programlama Birimi tarafından hazırlanan mali ve teknik destek programlarının ve hazırlanan bölge planı ve programlarına göre oluşturulacak destek programlarının yönetiminden sorumlu birimdir. PYB, tüm destekler kapsamında, başvuruların alınmasından ve destek almaya hak kazanan projelerin/faaliyetlerin belirlenmesi ve başvuru sahipleri ile sözleşmelerin imzalanmasına kadar olan sürecin uygulanmasından sorumludur.
Program Yönetimi Birimi’nin Görev ve Sorumlulukları
- Sağlanacak desteklerin uygulama mekanizmasının genel çerçevesini oluşturmak ve güncellemek,
- Destek programları kapsamında, Destek Yönetim Kılavuzu’nda belirlenen çerçeve içerisinde başvuru koşullarını ve değerlendirme kriterlerini belirlemek,
- Potansiyel yararlanıcılara yönelik başvuru rehberlerini hazırlamak ve dağıtmak, doğrudan faaliyet desteği ve teknik destek uygulamalarına yönelik başvuru rehberini Ajans internet sitesinde devamlı surette bulundurmak,
- Güdümlü proje desteğini, doğrudan faaliyet desteği ve teknik destek hizmetlerini uygulamak,
- Destek programlarının bölgede tanıtımı için Tanıtım ve İşbirliği Birimi ile koordinasyon içerisinde gerekli tedbirleri almak,
- Potansiyel başvuru sahiplerine yönelik proje hazırlama eğitimleri planlamak ve gerçekleştirmek,
- Potansiyel başvuru sahipleri tarafından yöneltilen soruları cevaplarıyla birlikte; Ajans internet sayfasında ‘Sıkça Sorulan Sorular (SSS)’ bölümünde yayımlayarak herkesin aynı anda ve eşit düzeyde bilgi edinebilmesini sağlamak,
- Proje başvurularını kabul etmek ve kayıtlarını yapmak,
- Gerekli durumlarda, teklif çağrısına ilişkin düzeltmeler yapmak,
- Başvuruların değerlendirilmesinde görevlendirilecek bağımsız değerlendiricilerin seçim kriterlerini belirlemek, seçim sürecinde etkin rol oynamak,
- Bağımsız değerlendiricilerin performanslarını değerlendirmek,
- Proje değerlendirme süreçlerini planlamak ve yönetmek,
- Değerlendirme komitesince yapılan nihai değerlendirmeler sonucu belirlenen ve Yönetim Kurulunca onaylanan “destek almaya hak kazananlar ve kazanamayanlar listelerini” kamuoyuna ilan etmek,
- Proje teklifinde bulunan başvuru sahiplerine, yapılan değerlendirme sonucunda verilen kararları gerekçeleriyle birlikte bildirmek,
- Destek almaya hak kazanan projelerin bütçelerini değerlendirmeler ışığında revize etmek, proje sahiplerini sözleşme sürecinden önce konu ile ilgili olarak bilgilendirmek,
- İDB ile birlikte destek almaya hak kazanan projelerin sahipleri ile imzalanacak sözleşmeleri hazırlamak ve sözleşme imzalamaya davet etmek,
- Proje başvuruları, değerlendirme süreci ve seçilen projelerle ilgili temel verilerin Bilgi Sisteminde tutulmasını temin etmek,
- Destek almaya hak kazanan projelere ilişkin gerekli bilgi ve belgeleri İzleme ve Değerlendirme Birimine devretmek,
- Birimle ilgili görev ve faaliyetler kapsamında ilgili yerel, ulusal ve uluslararası kurumlarla işbirliği ve kapasite geliştirmeye yönelik çalışmalar yapmak
- Genel Sekreter ve Birim Başkanı tarafından verilecek diğer görevleri gerçekleştirmek.
- Tanıtım ve İşbirliği Birimi (TİB)
Tanıtım ve İşbirliği Birimi; Doğu Karadeniz Kalkınma Ajansı’nın kuruluş amaçları, çalışma ilkeleri, bağlı bulunan mevzuat ve ajans yönetimin direktifleri doğrultusunda yerel, bölgesel, ulusal ve uluslararası alanda ajansın misyonuna uygun olarak tanıtımını yapar. Yurt içi ve yurt dışı kalkınma ajansları ile uygun alanlarda işbirliği yapar. Kamu kurum ve kuruluşları, sivil toplum örgütleri, özel sektör temsilcileri ve diğer ilgililer arasında işbirliği ve koordinasyonu sağlar ve ortak projeler geliştirir.
Tanıtım ve İşbirliği Birimi’nin Görev ve Sorumlulukları
- Ajansın misyonuna ve vizyonuna uygun olarak tanıtımını yapmak
- Yurt içi-yurt dışı kalkınma ajansları, kamu kurum ve kuruluşları, sivil toplum örgütleri, özel sektör temsilcileri ve diğer ilgililer arasında işbirliğini ve koordinasyonu sağlamak ve ortak projeler geliştirmek
- Kurumsal temelde ve ilgililer arasında işbirliği ve bilgi paylaşımı eksenli bir iletişim ortamı oluşturmak
- Ajans bünyesindeki birimlerin ve yatırım destek ofislerinin faaliyetleri ve görev alanları ile ilgili bilgilendirme ve tanıtım toplantıları düzenlemek,
- Bölgeyi tanıtmak ve bölgenin marka değerini arttırıcı faaliyetlerde bulunmak
- Görünürlük faaliyetleri kapsamında, ajans hizmet binaları, valilikler, belediyeler, ticaret ve sanayi odaları ve benzeri mekânlarda dağıtımı yapılmak üzere broşür, dosya, ajanda vb. görsel materyal hazırlanmasını sağlamak,
- Ajansın kurumsal ve işlevsel farkındalığını artırmak için saha ziyaretlerinde bulunmak,
- Ajansın ilgili olduğu konularda gerçek ve tüzel kişiler nezdinde olumlu bir kurum imajı oluşturmak;
- Ajansın misyonu doğrultusunda; çalıştay, panel, konferans, sempozyum ve fuar gibi organizasyonları düzenlemek
- Diğer kurum ve kuruluşlarca bölgenin sorunları ve kalkınmasıyla ilgili düzenlenen toplantılara katılmak ve katkı sağlamak,
- Bilgi edinme ve şeffaflık ilkelerine riayet ederek kurum iletişim politikasını oluşturmak
- Geniş bir kesime hitap etmek ve daha yoğun ilgi çekmek amacıyla, ulusal ve uluslararası kuruluşlar tarafından proje finansmanı amacıyla sağlanan kredi ve hibe imkânlarını web sayfasında duyurmak ve ilgililerin bu hususlarda bilgilendirilmesini sağlamak,
- Sektörel, kültürel, iktisadî ve sosyal konularda çıkan çeşitli yayınların temin edilmesini sağlamak; söz konusu alanlardaki gelişmeleri ve işbirliği yapılan kurum ve kuruluşların yayınlarını takip etmek,
- Ajansın tanıtımı amacıyla basın ve yayın organlarından yararlanmak; yazılı ve görsel medya takibi yapmak ve ilgili raporları hazırlamak,
- Birim faaliyetlerinin verimliliğinin ve etkinliğinin ölçülmesine yönelik geri bildirimleri sağlamak, değerlendirmek ve raporlamak,
İle görevli birimdir.
- Kalkınma Kurulu ve Yönetim Kurulu toplantılarının ön hazırlıklarını yapmak,
- İletişim araçlarını etkin kullanmak suretiyle doğru ve hızlı bilgi akışını sağlamak
- Birim faaliyetleri kapsamında elde edilen kurumsal bilgilerin ajans bünyesinde veri tabanına aktarılmasını sağlamak,
- Basınla ilişkileri yürütmek,
Genel Sekreter ve Birim Başkanı tarafından verilecek diğer görevleri gerçekleştirmek.
- Stratejik Planlama ve Programlama Birimi (SPPB)
Doğu Karadeniz Kalkınma Ajansı Stratejik Planlama ve Programlama Birimi sorumlu olduğu TR90 Düzey 2 Bölgesi’nin kalkınmasını sağlamak amacıyla katılımcı ve şeffaf bir şekilde bölge planlarını hazırlayarak yerel kurum ve kuruluşlara öncülük etmeyi en temel şiar olarak kabul etmiştir. Bunun yanı sıra yapacağı araştırma ve geliştirme faaliyetleri ile bölgesinde faaliyet gösteren kurumlara öncülük yapacak ve hazırladığı raporlar ile bölgenin ihtiyaçlarını ve potansiyellerini tespit edecektir.
Stratejik Planlama ve Programlama Birimi’nin Görev ve Sorumlulukları
- Yerel aktörlerin katılımı ile bölge düzeyinde ve sektörel alanlarda plan ve programları hazırlamak,
- Ulusal Kalkınma Planı ve aynı şeklide ulusal ölçekte hazırlanan diğer planlarla uyumlu olacak şekilde Ön Bölgesel Gelişme ve Bölgesel Gelişme Planlarını katılımcı bir anlayış ile hazırlamak,
- Bölgenin sorunlarına ve çözüm önerilerine, potansiyeline ve önceliklerine yönelik araştırmalar yapmak
- Bölgenin ekonomik, sosyal ve kültürel gelişmesini hızlandırmaya ve rekabet gücünü artırmaya yönelik araştırmalar yapmak,
- Bölgesel gelişme planına uygun olarak operasyonel programları hazırlamak,
- Yerel, ulusal ve uluslararası kurumlarla işbirliği ve kapasite geliştirmeye yönelik çalışmalar yapmak,
- Yerel yönetimlerin planlama çalışmalarına teknik destek hizmeti vermek,
- Ajansın altı aylık ara raporlarını ve yıllık faaliyet raporlarını hazırlamak.
- Ajansın yıllık çalışma programını ve bütçe önerisini hazırlamak
- Bölge planı ve programları ile uyumlu olarak sağlanacak desteklerin çerçevesini oluşturmak, zamanlamasını ve mali desteklerin bütçe dağılımını planlamak,
- Bölge ile ilgili düzenli olarak verileri toplamak, güncelleştirmek bunlarla ilgili veritabanı oluşturmak,
- Bölgeye yönelik hazırlanan planların, verilerin, araştırma faaliyetlerinin ve diğer malzemelerin sonuçlarını yayınlamak üzere hazırlamak.
- Ulusal ve uluslararası düzeyde yatırım programlarını incelemek ve takip etmek,
- Ajansın kurumsal kapasitesini ve kaynaklarını geliştirmeye yönelik araştırmalar yapmak.
- Ajansın yenilikçilik, Ar-Ge ve strateji geliştirme çalışmalarını gerçekleştirmek
Genel Sekreter ve Birim Başkanı tarafından verilecek diğer görevleri gerçekleştirmek.
- İzleme ve Değerlendirme Birimi (İDB)
İDB, bölge plan ve programları çerçevesinde Ajans tarafından desteklenen proje ve faaliyetler ile yürütülen hibe programlarının izleme ve değerlendirmesinden sorumludur. Ajansa tahsis edilen kaynakların bölge planı ve operasyonel programlara uygun biçimde kullanılması ve daha verimli, etkili ve sürdürülebilir sonuçlara ulaşılması amacıyla destek faaliyetlerinin düzenli olarak izlenmesini sağlar. İDB, Ajans tarafından desteklenen proje ve faaliyetlerin başarılı bir şekilde uygulanması, yasa ve usullere uygunluğunun kontrolü, yararlanıcıların sorunları ve ihtiyaçları ile yakından ilgilenir. İDB ayrıca başvuru sahipleri ile sözleşmelerin imzalanması ve projelere ödemelerin yapılması sürecinin uygulanmasından sorumludur.
İzleme ve Değerlendirme Birimi'nin Görev ve Sorumlulukları
- Sözleşmelerin imzalanması öncesinde, Genel Sekreterin talebi doğrultusunda uygun görülen projelere ön izleme ziyareti yaparak projenin risk ve ihtiyaçlarını belirlemek,
- Teknik ve mali olarak desteklenen proje/faaliyetlerin uygulanması sürecinde sözleşme yükümlülüklerinin yerine getirilmesini, Ajans kaynaklarının yerinde ve etkin kullanımını sağlamak,
- PYB ile birlikte destek almaya hak kazanan projelerin sahipleri ile imzalanacak sözleşmeleri hazırlamak ve sözleşme imzalamaya davet etmek,
- Sözleşmelerin imzalanmasını müteakip, sözleşme bilgilerinin doğruluğunu teyit etmek; yararlanıcının uygulama kapasitesini değerlendirerek yararlanıcı ile birlikte proje uygulamasına ilişkin bir yol haritası hazırlamak; proje risk ve ihtiyaç analizlerine sonuçlarına göre ön ödeme yapılması ve ön ödeme miktarı ile ilgili Genel Sekreter'e görüş bildirmek,
- Desteklenen proje ve faaliyetlerin uygulanması sırasında; öngörülen proje/faaliyet amaç ve hedeflerine ulaşılmasına yardımcı olmak, uygulamanın belirlenen ilke ve kurallara, usul ve esaslara ve sözleşme hükümlerine uygun yürümesini sağlamak.
- Desteklenen projelere izleme ziyaretleri gerçekleştirmek,
- Program ve projelere ilişkin düzenli risk analizleri yaparak düzeltici ve önleyici tedbirleri almak; gerektiğinde sözleşme değişikliği ve feshi; erken uyarı raporları, düzeltici tedbirler, usulsüzlük ile ilgili işlemleri gerçekleştirerek; geri ödemelerin temini ile ilgili Genel Sekreterliği bilgilendirmek,
- Proje yararlanıcılarının ödeme taleplerini teknik ve/veya mali açıdan değerlendirmek ve uygun bulunması durumunda ödemelerin zamanında yapılabilmesi için Genel Sekreterliğe görüş bildirmek,
- Desteklenen program ve projelerin değerlendirilmesine yönelik performans/başarı göstergelerini belirleyerek; program ve projelerin performansını ölçmek,
- Projelerin uygulama ve izleme sürecine ilişkin olarak yararlanıcılara satın alma usulleri, izleme bilgi sisteminin kullanımı, raporlama gibi konularda eğitimler vermek,
- Yürütülen destek programlarının ara dönem ve nihai etki değerlendirmelerini yapmak, değerlendirme sonuçlarını Yönetim Kuruluna ve Devlet Planlama Teşkilatı’na sunulmak üzere Genel Sekretere raporlamak,
- Altı aylık ve yıllık değerlendirme raporları hazırlamak, tamamlanan projelerin sonuçlarını ve etkilerini değerlendirmek,
- Bilgi sisteminin genel koordinasyonunu sağlamak, proje uygulama ve izleme faaliyetleri kapsamında elde edilen verilerin bilgi sistemine aktarılmasını sağlamak,
- Proje/faaliyet uygulamalarının yoğun olduğu dönemlerde, gerekli görülmesi durumunda; yararlanıcı olmayan kamu kurumlarından izleme faaliyetlerinde görev yapmak üzere ilave personel görevlendirilmesini temin etmek,
- Yararlanıcıların projelerin uygulama aşamasındaki sorularını derleyerek; Sıkça Sorulan Sorular başlığı altında bu soruları ve cevaplarını Ajansın internet sitesinde yayınlamak,
- Birim faaliyetlerinin verimliliğinin ve etkinliğinin ölçülmesine yönelik geribildirimleri sağlamak, değerlendirmek ve raporlamak
- Sözleşme imzalanan projelerin ön ödeme, ara ve nihai ödemesini, ödeme taleplerini ve varsa denetim raporlarını inceleyerek yapmak,
- Faydalanıcıların zeyilname taleplerini sonuçlandırmak,
- Nihai mali raporları ve ödeme taleplerini kontrol ederek değişiklik gerekli ise faydalanıcıya geri göndermek,
- Program ve projeler hakkında tespit edilmiş veya bildirilmiş usulsüzlüklerle ilgili gerekli tedbirleri almak,
- Genel Sekreter ve Birim Başkanı tarafından verilecek diğer görevleri gerçekleştirmek.
- Yatırım Destek Ofisleri (YDO)
Yatırım Desek Ofisleri, bölgedeki iş ve yatırım ortamının yerli ve yabancı yatırımcılara tanıtımı ve teşvikiyle ilgilenir. Yatırım Desek Ofisleri bölge illerinde, özel kesimdeki yatırımcıların kamu kurum ve kuruluşlarının görev ve yetki alanlarına giren izin ve ruhsat işlemleri ile diğer idari iş ve işlemlerini ilgili mevzuatta belirtilen süre içerisinde, ilgili mevzuatta bir süre belirtilmemişse öncelikle ve ivedilikle sonuçlandırmak üzere yönetim kurulu adına tek elden takip ve koordine eder, yatırımları izler, ilgili mevzuattaki başvuru koşulları ve istenen belgeler doğrultusunda yatırımcıya bilgi verir ve yol gösterir, başvurular hakkında ön inceleme yapar, gerçekleştirdiği iş ve işlemler konusunda Valiliğe ve Genel Sekreterliğe bilgi verir. Görevleri ile ilgili olarak Genel Sekreter’e sorumlu olan Yatırım Desek Ofisleri’nin sunduğu tüm yatırım destek hizmetleri ücretsizdir.
Yatırım Destek Ofislerinin Görev ve Sorumlulukları
- İlgili mevzuattaki başvuru koşulları ve istenen belgeler doğrultusunda yatırımcıya bilgi vermek ve yol göstermek,
- Kalkınma Ajanslarının Çalışma Usul ve Esasları Hakkındaki Yönetmeliğinin dördüncü bölümünde yer alan maddelere uygun olarak yatırımcıların başvurularını kabul ve takip etmek,
- Kalkınma Ajanslarının Çalışma Usul ve Esasları Hakkındaki Yönetmelikte yer alan maddelere ve Yönetim Kurulu kararlarına uygun olarak yatırımcıların başvuruları üzerinde ön inceleme yapmak,
- Kalkınma Ajanslarının Çalışma Usul ve Esasları Hakkındaki Yönetmelikte yer alan maddelere ve Yönetim Kurulu kararlarına uygun olarak, yatırımcıların izin ve/veya ruhsat işlemlerini yahut diğer idari iş ve işlemleri, ilgili makam veya makamlara intikal ettirmek ve gerekli takip işlemlerini yapmak,
- Bölge’nin iş ve yatırım imkânlarının, ilgili kuruluşlarla işbirliği halinde ulusal ve uluslararası düzeyde tanıtımını yapmak veya yaptırmak,
- Bölge’de yatırımcıların karşılaşabilecekleri engel ve sorunları tespit ederek sorunların çözümü konusunda ilgili merciler nezdinde girişimde bulunmak,
- Başbakanlık Türkiye Yatırım Destek ve Tanıtım Ajansı ve ilgili diğer kuruluşlarla işbirliği halinde Bölge’de yatırım destek ve tanıtım stratejisini belirlemek ve uygulamak,
- Bölge’de kamu kurum ve kuruluşları ve özel sektör kuruluşlarınca uluslararası düzeyde yürütülen yatırım destek ve tanıtım faaliyetlerini koordine etmek ve desteklemek,
- Görev alanına giren konularda basılı ve elektronik yayınlar çıkarmak ve bu tür yayınları desteklemek,
- Aylık faaliyet raporu düzenlemek ve bunları Valiliğe ve Genel Sekreterliğe vermek,
- Birimle ilgili görev ve faaliyetler kapsamında ilgili yerel, ulusal ve uluslararası kurumlarla işbirliği ve kapasite geliştirmeye yönelik çalışmalar yapmak.